La messagerie électronique est souvent un maillon faible des systèmes informatiques. C’est aujourd’hui probablement le service le plus critique dans une collectivité. C’est souvent par-là que pénètrent spams, tentatives de phishing, virus et autres cyberattaques.
Aussi, mettre en place des services évolués complémentaires à l’envoi et à la réception de mails (agenda partagé, quota de boîte aux lettres important, accès de n’importe où depuis un PC ou un smartphone, association à un système de visio-conférence ou d’une discussion instantanée, etc.), génère en effet une forte attente de qualité de service.
C’est dans cette optique que les entreprises optent pour la messagerie cloud, ou messagerie hébergée, qui leur offre de nombreux avantages.
Messagerie cloud : De quoi s’agit-il ?
La messagerie hébergée, ou cloud, comme son nom l’indique, est un mode de communication où l’entreprise confie à un prestataire informatique la gestion de ses supports. Dans ce cadre, l’entreprise cliente effectue une location sous forme d’abonnement (mensuel, annuel…) auprès dudit prestataire informatique. Il peut s’agir de l’opérateur de la liaison Internet, un prestataire spécialisé en hébergement de sites web par exemple, ou encore les éditeurs eux-mêmes.
Messagerie hébergée Vs Messagerie Interne
De plus en plus d’entreprises optent pour la messagerie cloud, parce que dans le cas où elle est en interne, il faudra acquérir les matériels et logiciels nécessaires pour fournir le service nécessaire :
- Un serveur informatique qui stocke les boîtes aux lettres,
- Un client de messagerie pour accéder à sa boîte aux lettres. Sur un ordinateur, ce sera un client « lourd » (logiciel à installer dont le plus connu est Microsoft Outlook) ou un client web en utilisant un simple navigateur (on parlera de webmailer).
- De la capacité à recevoir et émettre les mails vers l’extérieur de la collectivité. Cela nécessite une liaison Internet, l’enregistrement du nom de domaine de la collectivité (@collectivite.fr) sur Internet et un équipement qui assure les échanges de mails (relais ou passerelle).
On complètera aussi le plus souvent ces 3 briques par des dispositifs de sécurité informatique pour diminuer les risques liés aux mails échangés (antivirus, antispam, sécurité de type zéro trust), mais aussi les risques d’intrusion sur le réseau, dans le cas d’une où elle est en interne avec des accès aux boîtes aux lettres depuis l’extérieur.
Messagerie Cloud : Les critères de choix
En informatique comme ailleurs, beaucoup prennent le critère financier comme le critère principal, cela peut également être le cas dans le cadre de la mise en place de la messagerie hébergée. Cependant, l’aspect financier ne doit pas être le seul critère de choix. La messagerie peut nécessiter des compétences élevées en cas de dysfonctionnements.
L’Internaliser signifie donc pouvoir s’appuyer sur une équipe informatique ou un informaticien (ce qui n’est pas toujours le cas pour les TPE-PME). On peut aussi déléguer cette compétence à un prestataire avec un contrat de support, le plus souvent auprès de celui qui aura installé la solution. Mais il faut s’assurer que le contrat de support comprenne une intervention et un rétablissement du service rapide, comme c’est toujours le cas chez Weodeo.
Quelques avantages de la messagerie cloud
Externaliser la messagerie apporte des avantages. On peut citer notamment :
- Sécurité et fiabilité : on confie le service à un prestataire spécialisé, expert du domaine. Les données sont stockées dans des centres de données (« Datacenters ») sécurisés, avec des moyens de défense et de sécurité accrus. Les offres peuvent intégrer directement ou sous forme d’option payante une sauvegarde ou une corbeille qui conserve les messages pendant 30-60-90 jours par exemple. L’hébergement permet aussi d’éviter les accès au réseau interne, ce qui diminue les risques.
- Accessibilité : les boîtes aux lettres sont accessibles 24/24h depuis n’importe quel périphérique (ordinateur, tablette, smartphone).
- Economie et flexibilité : l’abonnement mensuel évite l’achat régulier de licences.
- Capacité de stockage : les quotas sont de plus en plus importants. 50 Go est aujourd’hui la norme.
Par ailleurs, les 2 solutions ne sont pas exclusives, on peut tout à fait les mixer. C’est le cas par exemple avec Microsoft Exchange qui permet d’avoir des boîtes aux lettres internes et des boîtes hébergées. C’est intéressant dans certains cas d’usage, notamment pour les grandes collectivités comme les Départements.
Enfin, en cas d’hébergement, il faut penser à la réversibilité et s’assurer au moment du choix de l’hébergeur de sa capacité à faciliter la migration des données, que ce soit pour changer d’hébergeur ou pour internaliser le service.
En tant que partenaire professionnel de Microsoft, Weodeo accompagne ses clients dans la migration et dans la mise en place d’outils de messagerie hébergée. Nous proposons des solutions d’hébergement cloud sécurisé, des contrats d’infogérance et ou de maintenance informatique, afin de permettre à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier.
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