La Gestion Électronique de Documents ou GED intègre à la fois les procédés ayant recours à des outils de gestion électronique, mais également n’importe quel logiciel capable de prendre en charge les opérations propres à la gestion des documents. Dans les organisations, le GED est un outil informatique d’une très grande utilité, favorisant le travail collaboratif et se traduisant par un gain de productivité lorsqu’il est utilisé correctement.
Quelle est la définition de la GED ?
La définition de la Gestion Électronique de Documents est une définition souvent utilisé dans le but de désigner un procédé informatique incorporant des moyens électroniques dans le but de faciliter la gestion des documents. Cependant, de nombreuses opérations sont alors associées dans le but de traiter l’information et de l’exploiter de la bonne manière.
Incontestablement, la gestion des flux des documents est alors favorisée en ayant recours à la GED. Aussi bien au sein de l’entreprise et de l’organisation que pour n’importe quel document entrant et sortant. Mais vous pourriez également trouver le terme de GED afin de désigner les logiciels spécialisés dans la gestion des documents.
Parmi les fonctions premières de ces logiciels, vous retrouvez l’intégration des documents existants. Pour cela, il est impératif d’avoir recours à la numérisation en utilisant des scanners. Ainsi, tous les documents physiques seront disponibles en version numérique à travers une intégration réussie.
Mais l’étape du classement est également primordiale en se basant sur l’indexation. Pour cela, des métadonnées seront utilisées comme la source, la date, l’auteur ou le type. Il est également possible d’associer d’autres mots-clés dans le but de rendre plus facile l’exploitation.
La diffusion sous forme électronique des informations s’effectuera par le biais de l’intranet ou de l’Internet. C’est une fonctionnalité très précieuse, mais la validation des documents doit s’effectuer après une analyse du contenu.
La dernière étape repose sur l’archivage en utilisant un système de classification des documents. Par exemple, en conservant les documents jugés comme non pertinents, mais devant impérativement être conservés.
Quelle est l’utilité de la GED ?
Quotidiennement, un employé perd 18 minutes à la recherche d’un document. Pour éviter cette perte de productivité, la GED constitue la meilleure solution.
La dématérialisation est l’un des principaux avantages de la GED. Elle permet aux entreprises de réduire considérablement leur consommation de papier en stockant des documents électroniquement. Les systèmes de GED de façon électronique permettent également de faciliter l’accès aux documents, en permettant aux utilisateurs d’y accéder de manière rapide et facile, à partir de n’importe quel endroit.
Le stockage des documents électroniques peut être effectué à l’aide de différents systèmes de GED. Certains systèmes sont basés sur le Cloud, ce qui permet aux entreprises de stocker leurs documents en ligne, tandis que d’autres sont installés sur site. Quel que soit le système choisi, la GED permet aux entreprises de stocker et d’accéder à leurs documents de manière centralisée.
Le management des documents est également simplifié grâce à la GED. Les systèmes de GED permettent de créer des workflows pour la gestion des documents, ce qui facilite le processus de validation, de révision et d’approbation des documents. Les entreprises peuvent également utiliser des fonctionnalités de recherche avancée pour trouver rapidement les documents dont elles ont besoin.
Enfin, les avantages de la GED ne se limitent pas aux entreprises. Les systèmes de GED sont également utilisés par les archives et les bibliothèques pour gérer leurs collections de documents de façon électronique. Archimag, par exemple, est une publication spécialisée dans la gestion des documents et des informations numériques, qui fournit des informations et des ressources aux professionnels de la gestion de l’information.
Mieux comprendre les bénéfices de la Gestion Électronique de Documents
À chaque instant, les documents sont disponibles pour l’utilisateur. Grâce aux économies d’encre, de papiers et autres consommables informatiques, vous observerez une réduction des coûts.
Le processus du traitement des documents s’avère bien plus efficace avec une incroyable facilité de diffusion. Il est alors possible de partager l’information aussi bien en interne qu’en externe tout en travaillant simultanément sur certaines tâches.
Le contrôle de l’accès aux informations se veut renforcé et c’est une condition indispensable pour que la confidentialité des données et de l’information soit préservée. Les données sont également fiables et la GED permet incontestablement de limiter la perte des informations.
Mais ce n’est pas tout, le processus encourage le développement durable en limitant la consommation de papier. Bien évidemment, l’intérêt se traduit également par le gain de place, car vous n’avez plus besoin de stocker les dossiers ou les documents en version papier.
Quelles sont les principales étapes de la GED ?
L’acquisition des documents
L’acquisition reste dépendante de la nature du document original. S’il s’agit d’un document papier, la numérisation reste indispensable. Pour cela, l’entreprise utilisera un scanner et un fichier image avec en prime une couche de texte en utilisant un logiciel de Reconnaissance Optique des Caractères. De cette façon, tous les mots du fichier seront intégralement sauvegardés en version numérique grâce au logiciel et cela favorise la recherche globale.
Le travail d’indexation
Sur le document numérique fraîchement obtenu, trois opérations distinctes sont alors réalisées : le classement, le référencement et l’indexation. Les deux premières étapes concernent des critères propres à l’entreprise comme la source du fichier, la date de création, le numéro du client etc. Comme expliqué précédemment, d’autres métadonnées peuvent également être utilisées.
Au final, vous obtiendrez une description détaillée du document avec un ensemble de mots-clés qui pourra alors être utilisé au cours d’une recherche. La description s’effectue à travers un traitement manuel et automatique, mais c’est une étape à ne jamais négliger.
L’hébergement des données informatiques
Bien évidemment, le document numérique doit être facilement accessible. D’où l’intérêt d’avoir recours à des serveurs de stockages adaptés par rapport au volume des documents à traiter. Si jamais ils sont sous dimensionnés, les serveurs arriveront à saturation et cela nuira directement à la productivité de l’entreprise. De plus, il est inconcevable de perdre la moindre donnée numérique, ce qui nécessite de réaliser des sauvegardes des données à intervalles réguliers. Si jamais une panne matérielle survient ou en cas d’accident, toutes les données pourront alors être restaurées.
Quelles sont les modalités de diffusion ?
À vrai dire, les modalités de diffusion sont directement dépendantes des contraintes de chaque métier. Au préalable, il est recommandé de définir des critères principaux concernant la structure documentaire, mais également de manière globale sur les droits d’accès aux documents.
Que ce soit par Internet ou par intranet, il sera alors possible de partager ces différentes données documentaires entre les collaborateurs. D’ailleurs, vous trouverez des plates-formes de partage spécifiques pour la mise en ligne des fichiers, en respectant bien évidemment les règles de sécurité.
La cinquième étape concernant l’archivage
Au cours d’une utilisation courante, les documents électroniques bénéficient d’un archivage temporaire. C’est un paramètre défini par rapport aux besoins de l’entreprise et du métier. De plus, certains documents disposent d’une durée de conservation restreinte. Mais la majorité des fichiers présents dans la GED subiront de nombreuses modifications au cours de leur cycle de vie. Cela s’explique par l’intervention des collaborateurs. Vous retrouvez alors une copie du fichier.
La GED a pour vocation première l’hébergement des documents. Cependant, elle ne garantit pas un archivage sécurisé dans le respect de la norme NF Z 42-013. Pour ce faire, il est impératif de vous orienter vers un SAE capable de satisfaire cette exigence légale.
La GED se concentre certes sur l’hébergement, mais surtout le partage des informations en vue de favoriser le travail collaboratif. De son côté, le Service d’Archivage Électronique à valeur probante limite les accès au coffre numérique aux seules personnes habilitées. Il est donc impossible de modifier les fichiers d’origine.
Tout savoir sur la phase de monitoring
Le processus de GED sera complété par différents outils avec pour objectif la supervision de l’activité de l’organisation. Dans un premier temps, vous retrouvez les notifications automatiques. Lorsque le document subit des modifications importantes au cours de son cycle de vie, le collaborateur de l’organisation en question sera directement averti.
Notons également la présence du tableau de bord ( dashboard )pour que l’utilisateur visualise facilement les tâches en cours.
Comment choisir la GED pour une entreprise ?
En premier lieu, il convient de définir les besoins de l’entreprise. Cela passe par une phase d’identification des objectifs et des besoins en matière de gestion documentaire. Au cours de ce travail documentaire, il est important d’identifier les problèmes et les blocages récurrents afin de s’orienter uniquement vers la solution la plus appropriée.
Puis, la décision finale sera prise au cours de ce processus qui est alors été divisé en différentes étapes et sur plusieurs mois. L’ensemble des collaborateurs et des acteurs de l’entreprise devront participer à la prise de décision finale dans le but de s’orienter vers la meilleure solution GED. N’oubliez pas non plus d’inclure deux critères essentiels dans le choix, à savoir le financement et la faisabilité technique.
Parmi les trois solutions principales, il y a la solution du système transversal. Autrement dit, l’entreprise utilisera un seul et unique logiciel GED. Cette solution s’attardera sur la collaboration entre les services, mais la mise en place nécessite une véritable expertise. Il faut donc vous faire assister par un prestataire informatique capable de gérer cette solution et son déploiement.
La deuxième solution consiste à choisir un système par métier. Donc, chaque service dispose de son propre logiciel. Il est donc impératif d’utiliser la personnalisation pour répondre aux exigences de chaque métier. L’efficacité est au rendez-vous dans le travail quotidien, mais la segmentation limite le travail collaboratif.
La dernière solution concerne un service mixte en se basant sur une nouvelle génération d’outils. Autrement dit, des logiciels à la fois configurables et transversaux selon les besoins spécifiques de chaque département.
Alors si vous souhaitez faire les bons choix pour votre entreprise, adressez-vous directement à nos experts. Nous allons étudier avec la plus grande précision votre besoin pour ensuite vous orienter vers la GED la plus appropriée.
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