Le poste de travail non attribué ou Hot Desking offre de multiples avantages comme la flexibilité et la commodité, mais également le développement de la créativité et de la communauté. Ce sont des éléments absolument essentiels pour atteindre vos objectifs.
Définition du Hot Desking
Le Hot Desking s’utilise de nombreuses manières, notamment dans la téléphonie IP, car le concept vous garantit une multitude d’avantages. C’est au Royaume-Uni qu’il apparaît pour la première fois et sa définition pourrait correspondre à un espace de travail privatif ou partagé permettant aux employés d’avoir un poste de travail adapté aux besoins. Préalablement, les postes de travail sont mis en place dans les locaux de l’entreprise et ensuite, les employés viennent travailler selon leur exigence et leur emploi du temps.
C’est une souplesse appréciable, car les salariés peuvent travailler à distance ou directement sur place. Cette modularité entraîne une augmentation de la production, tout en contrôlant les dépenses de l’entreprise. Voilà pourquoi, le Hot Desking a été adopté par de nombreuses entreprises à la recherche de flexibilité, de rentabilité et d’innovation. Son émergence s’explique par le développement des technologies cloud et plus particulièrement la téléphonie VoIP.
À la découverte des avantages du Hot Desking
Des économies à la clé
Comme expliqué précédemment, le Hot Desking possède de nombreux avantages, à la fois pour l’entreprise, mais également les managers et les salariés. À commencer par une réduction substantielle des coûts liés à l’immobilier. Plutôt que d’investir dans des locaux coûteux avec une surface conséquente, l’entreprise réorganise complètement son espace de travail en réduisant le nombre de bureaux. Les premiers collaborateurs se servent directement des postes de travail disponibles. En complément, le télétravail est également encouragé, car c’est une pratique qui s’est largement démocratisée depuis la crise du coronavirus.
Dans une telle configuration, l’entreprise réduit les dépenses propres à l’immobilier et parfois, les économies sont très importantes lorsque la structure est implantée dans un quartier très prisé. La réduction de la surface n’entraîne absolument pas une baisse de productivité, car il s’agit d’une répartition différente des postes de travail.
Les ressources humaines sont plus attractives
Aujourd’hui, les nouveaux talents sont à la recherche d’une certaine flexibilité professionnelle. Devant la féroce concurrence, votre structure a peut-être les plus grandes difficultés pour se démarquer. La solution consiste à offrir un équilibre intéressant entre la vie personnelle et la vie professionnelle.
Autrement dit, proposez le Hot Desking à vos collaborateurs, car c’est un concept particulièrement attractif, garantissant une certaine liberté dans le travail et encourageant l’autonomie. Ainsi, les temps de travail sont optimisés, ce qui contribue à l’amélioration de la productivité. Le cadre est également propice à l’épanouissement et donc les salariés seront plus heureux. Une fois de plus, c’est une notion absolument primordiale pour le bien-être de vos collaborateurs.
Il ne faut pas non plus oublier la modularité du recrutement. Dans le cadre d’une procédure traditionnelle, une contrainte s’applique automatiquement à la zone géographique. Mais ce n’est plus le cas avec le Hot Desking, car les managers et les chefs d’entreprise profitent d’une solution avantageuse. Donc, lorsque vous avez besoin d’un talent qui se situe dans une autre zone géographique, vous avez toujours la possibilité de le recruter. Vous vous affranchissez des restrictions géographiques avec la perspective de collaborer avec un salarié partout dans le monde.
Un renforcement de la communication
Les connexions professionnelles se multiplient grâce au Hot Desking, ce qui renforce la communication entre les différents départements, les services et les employés. Cependant, il est primordial de mettre en place une solution de communication efficace comme Microsoft Teams. Grâce à cette solution, les salariés sont davantage enclins à communiquer. Un signe positif qui encourage incontestablement les relations sereines sur le long terme. De plus, les outils de communication sont disponibles 24 heures sur 24 et sept jours sur sept avec bien évidemment une accessibilité depuis n’importe où dans le monde. Le salarié peut utiliser son poste de travail pour communiquer avec d’autres membres de l’équipe ou le faire depuis sa tablette ou son téléphone portable.
L’amélioration des communications aboutit à une amélioration du moral de l’équipe. Les interactions utiles ne cessent de se multiplier entre les collègues, ce qui crée naturellement une cohésion de groupe et l’apparition d’un esprit d’équipe. Grâce à ces notions, l’efficacité est au rendez-vous, vous permettant d’accomplir plus facilement vos missions quotidiennes.
Quels sont les prérequis pour instaurer un Hot Desking ?
Si vous êtes intéressé pour mettre en place un Hot Desking, sachez que vous avez probablement tous les premiers éléments à votre disposition. Tout d’abord, vous avez une connexion Internet suffisamment efficace pour gérer les outils de communication. Dans les grandes agglomérations et d’une manière générale en France, les espaces sont couverts par un réseau Internet haut débit. Donc, le premier prérequis ne vous posera aucune difficulté.
Ensuite, assurez-vous du matériel que vous mettez à disposition des employés. À la fois le téléphone mobile, mais également le téléphone portable. Un matériel qualitatif reste primordial pour que les collaborateurs puissent communiquer efficacement, indépendamment de leur lieu de travail. L’élément suivant s’attarde sur l’architecture de travail. C’est-à-dire que vous utilisez des outils se basant sur le cloud. Les documents sont partagés et vous employez une organisation intuitive pour éviter que les collaborateurs ne perdent un temps précieux pour rechercher la bonne information.
Sans oublier les outils de collaboration à adapter en fonction de l’activité de votre entreprise et de votre besoin. Mais dans tous les cas, ce sont des logiciels à distance, que ce soient des outils de planification, un CRM connecté, des calendriers ou un système de partage de fichiers.
Le Hot Desking est-il adapté à votre entreprise ?
Dans les paragraphes précédents, vous avez pu constater les nombreux avantages du concept. Il est donc intéressant d’envisager sa mise en place, mais sachez que les inconvénients sont présents et donc sa mise en place n’est pas forcément adaptée à votre entreprise.
Prenons l’exemple d’une activité impliquant des collaborateurs ayant accès quotidiennement à des informations confidentielles. La mise en place du Hot Desking risque d’être perçue négativement à cause de la réticence des salariés concernés. La sécurité reste un aspect primordial et vous n’avez certainement pas envie d’observer une fuite de vos données.
Après chaque journée de travail, les informations sensibles sont stockées dans un endroit approprié afin de les retrouver intactes le lendemain. De plus, les postes de travail sont souvent attitrés et éloignés du regard des curieux. Encore une fois, la sécurité reste primordiale pour ne pas compromettre la moindre information.
Résultat identique pour une configuration différente avec une entreprise disposant d’équipes à la recherche d’une structure uniforme dans le but d’avoir une collaboration continue. Avec le Hot Desking, les configurations des places sont en constante évolution, ce qui engendre des contraintes dans l’organisation du travail. En l’absence d’une bonne gestion du Hot Desking, il sera difficile de travailler le sentiment d’appartenance qu’un collaborateur est en droit de recevoir.
De ce fait, si vous pensez être dans l’une des situations évoquées précédemment, il n’est pas toujours judicieux d’envisager la mise en place du Hot Desking.
Un investissement souvent nécessaire dans un mobilier évolutif
En adoptant le Hot Desking, vous allez probablement investir dans un mobilier modulable pour que les collaborateurs puissent retrouver un véritable confort. Tout d’abord, soyez attentif aux bureaux avec la possibilité de les régler en hauteur. Ensuite, concentrez-vous sur les chaises en encourageant les modèles ergonomiques avec un réglage minutieux. Une assise inconfortable nuit gravement à la productivité, mais également à la santé de vos employés.
Pour l’entreprise, vous avez généralement toutes les morphologies et il est important de tenir compte des spécificités de chaque personne pour limiter les problèmes de santé. La même attention s’applique sur les outils ergonomiques et notamment sur les claviers, les souris et les tapis de souris. Des accessoires complémentaires comme un repose-poignet sont les bienvenus pour éviter les petits traumatismes.
Un environnement de Hot Desking implique l’utilisation de casiers nominatifs. De cette façon, les collaborateurs ont un espace dédié pour ranger tous les dossiers à la fin de la journée et lorsque le collègue arrive le lendemain, il retrouvera toutes les informations utiles au bon endroit. Pour la connectivité, évitez d’investir dans de nombreuses marques, car cette démarche risque d’engendrer des problèmes de compatibilité.
Vers qui s’orienter pour pratiquer le Hot Desking ?
Le Hot Desking est un concept qui séduit de nombreuses entreprises à la recherche d’optimisation de l’espace de travail. Néanmoins, de multiples particularités sont à prendre en considération, ce qui nécessite de vous faire accompagner par un véritable expert dans le domaine. Weodeo est votre partenaire informatique de confiance sur lequel vous allez pouvoir vous appuyer pour intégrer cette nouvelle pratique dans votre entreprise. Mais Weodeo va encore plus loin en vous proposant l’installation de la téléphonie VoIP et du cloud pour développer votre chiffre d’affaires et votre compétitivité.
