Client : Structure médicalisée pour l’éducation et la réadaptation

Activités : Soutien et services aux personnes handicapés
Effectifs : 170 Salariés et 250 personnes accueillies
Localisation : Site de 4 batiments médicalisés en Ile de France

Contexte client

L’organisation a la vocation d’accueillir des personnes en situation de handicap, mais pas seulement, puisqu’elle peut aussi répondre à différents besoins en travaillant sur l’insertion des personnes et en mettant à leur service nos compétences reconnues.

Problématique

Une structure médicalisée collaborait depuis plus de 20 ans avec un prestataire informatique local, qui avait une connaissance approfondie de l’établissement ainsi que de son parc informatique et téléphonique. À la suite du rachat de ce prestataire, toutes les connaissances accumulées ont été perdues car elles n’étaient pas formalisées. Depuis, le nouveau prestataire n’a pas apporté d’améliorations ou de formalisation, ce qui entraîne une insatisfaction généralisée parmi les collaborateurs concernant le fonctionnement des outils et la prestation informatique. Le Comité de Direction se retrouve sans vision claire et se pose de nombreuses questions :

Q: Comment est organisé notre écosystème ? Quelle cartographie utiliser pour clarifier la situation et prendre des décisions éclairées ?

Q: Comment notre parc informatique et nos flux de données sont-ils sécurisés ? Quels ajustements doivent être réalisés pour améliorer cette sécurité, surtout dans un contexte où les cyberattaques sont courantes ?

Q: Comment notre écosystème fonctionne-t-il sur le plan technique ? Est-il performant ou présente-t-il des déficiences ? Si oui, pourquoi et comment y remédier ?

Q: Comment trouver un prestataire capable de gérer à la fois l’informatique et la téléphonie afin d’éviter les problèmes de communication et de coordination ?

Q: Devons-nous envisager de recruter un technicien interne (référent) pour régler les petits problèmes quotidiens ?

Q: Quel type de téléphonie adopter : IP ou téléphonie mobile ? Quels sont les avantages et inconvénients de chaque option ?

Q: Dans un contexte de baisse des finances, comment pouvons-nous optimiser notre fonctionnement informatique tout en maîtrisant notre masse salariale ?

Dans ce cadre, après avoir décrypté, clarifié la situation, l’accompagnement proposé s’est situé à deux niveaux :

Accompagnement strategique

Accompagnement opérationnel

Solutions digitales Weodeo

Afin de d’apporter des réponses les plus concrètes possibles nous avons proposé de démarrer par un audit informatique afin d’une part d’avoir une réponse technique à toutes les questions techniques posées et, d’autre part avoir des réponses aux différentes questions organisationnelles. Ce travail a été restitué au comité de direction et ensuite à la ligne managériale afin d’impulser des changements organisationnels. Un rétroplanning à trois ans a été formalisé en CODIR

Un processus de formation a été réfléchis et mis en place sur une période de Trois mois a compté de 2 jours par semaine. Chacun des groupes était constitué de plusieurs fonctions. L’objectif étant d’apprendre à travailler ensemble et de comprendre et d’apprendre les métiers de chacun.

Une action de remise à niveau a été réalisé :

Refonte de la sécurité informatique. Logique périmétrique et début d’une logique zéro trust
Gouvernance des données par le biais des outils Microsoft
Mise à niveau du parc informatique en arrêtant une configuration matérielle et logicielle type
Prise en mains opérationnelle du service support avec des temps de résolution à respecter