Le Process Mining ou analyse de processus est une technique de Data Mining utilisant l’analyse de fichiers journaux. En d’autres termes, c’est une méthodologie indispensable dans la gestion des processus permettant l’identification d’optimisations potentielles, mais également d’examiner en détail les processus d’affaires.
Quelle est la définition du Process Mining ?
L’analyse de processus correspond à une méthodologie d’analyse et d’investigation de l’ensemble des processus ayant pour objectif la découverte, la supervision et l’amélioration des processus commerciaux. À cet effet, le Process Mining s’appuie sur des informations utiles et propres aux fichiers de journalisation d’une entreprise.
L’analyse de processus met en évidence un lien entre les processus métiers opérationnels et les événements en temps réel. C’est une approche primordiale s’appuyant sur les données issues des fichiers journaux afin de déterminer précisément l’action des employés et leur manière d’agir.
L’analyse s’attarde essentiellement sur les étapes clés pour la réalisation d’un projet ou d’une tâche spécifique. Mais le Process Mining va encore plus loin en analysant les processus. Grâce à la collecte de ces informations, les pertes d’efficacité sont mises en évidence, tout comme les goulets d’étranglement. Ainsi, l’entreprise détermine avec précision les obstacles nuisibles à sa rentabilité.
Les enjeux du Process Mining
Il existe de nombreux processus métiers en entreprise. Certains sont supportés intégralement par les systèmes informatiques et d’autres partiellement. Mais ce qui est sûr, c’est que la digitalisation des processus occupe une place prépondérante dans les organisations. Il existe un nombre croissant de systèmes et cette situation engendre une quantité importante de données.
C’est une évidence et donc il est naturel de s’interroger si la façon d’étudier les processus est encore légitime :
- Le processus est-il correctement mis en application en suivant la documentation de la vision du processus cible ?
- Lorsqu’une déviation est observée par rapport au modèle initial, est-il nécessaire d’établir un consensus en groupe en utilisant pour cela des points de vue subjectifs ?
- L’entreprise est-elle capable de calculer la vitesse d’exécution d’un processus dans son intégralité ?
Pour prendre en compte les éléments évoqués précédemment, le Process Mining apporte un nouveau souffle incontournable.
Quels sont les avantages du Process Mining ?
Les avantages de l’analyse du processus sont multiples à commencer par l’obtention d’informations factuelles et objectives. En effet, l’analyse se base uniquement sur des données réelles vous permettant d’auditer plus efficacement. Grâce à cette analyse approfondie, vous êtes en mesure d’obtenir une amélioration des processus métiers au sein de l’entreprise. La notion d’audit est aussi cruciale pour optimiser n’importe quelle procédure en entreprise et notamment les infrastructures informatiques. Weodeo vous assiste dans cette démarche en s’assurant de la fiabilité et de la robustesse de vos infrastructures informatiques.
Le Process Mining présente également l’avantage d’être plus rapide que les ateliers de modélisation, un constat d’autant plus vrai lorsque cela concerne les processus longs. L’analyse du process se veut également plus précise et moins onéreux que la méthodologie précédente, ce qui est un avantage indéniable pour l’entreprise.
Par ailleurs, il est inutile de procéder au remplacement d’un système déjà existant au
cœur de l’organisation, le Process Mining s’adapte parfaitement et fonctionnera sans la nécessité d’opérer un quelconque changement sur les systèmes.
Quelle est l’importance du Process Mining ?
L’analyse du processus utilise des algorithmes élaborés afin d’obtenir une meilleure transparence concernant les processus commerciaux. L’idée est d’obtenir une amélioration et une harmonisation de ces processus. Voilà pourquoi le Process Mining reste particulièrement prisé afin de recueillir de précieuses données dans le but d’améliorer la productivité de l’organisation. Non seulement de déceler les obstacles, mais également de révéler des opportunités cachées au cœur des processus commerciaux.
L’analyse de processus permet d’obtenir une optimisation des activités à travers trois indicateurs clés de performance :
- Le KPI temporel permettant de déterminer le temps nécessaire pour mener à bien un processus donné.
- Le KPI de coût concerne l’évaluation financière d’un processus précis.
- Enfin, le KPI de qualité en déterminant si le processus permet l’obtention des critères prédéfinis.
L’analyse de processus est un atout indéniable en entreprise en comparaison avec les analyses traditionnelles. Le Process Mining présente également la particularité d’utiliser en temps réel les données d’événements. Mais l’analyse va encore plus loin en prenant en considération les données historiques. De cette manière, le processus permet l’obtention d’une compréhension plus aboutie de la situation et c’est un gain remarquable vis-à-vis des structures de données manuelles.
Le Process Mining exploite une grande quantité d’informations et il met à jour le déroulement des processus. Résultat, il est alors plus facile de mettre en évidence le réel comportement des machines et des personnes et de mettre en place une comparaison avec les modèles existants. Mais également d’utiliser des millions d’événements pour observer les disparités entre les croyances et la réalité. Enfin, définir l’élaboration des processus avec la mise en place des bases de l’amélioration.
Exemple d’utilisation typique du Process Mining
L’analyse de processus est d’une grande utilité dans de multiples situations. Par exemple, pour l’automatisation robotique en s’attardant sur les processus réels et les variations observées. Le Process Mining souligne des opportunités d’automatisation et les projets RPA bénéficieront d’une plus grande chance de réussite.
Mais également dans le cadre des indicateurs clés de performance que vous avez vue au cours du paragraphe précédent. Ce sont des informations capitales pour établir des tableaux de bord et donc pour permettre l’optimisation des processus.
Le Process Mining prend également tout son sens dans la transformation numérique en déterminant les actions à transformer, à éliminer ou à prioriser. Autre application concrète, le développement informatique et ERP. Sans oublier l’amélioration des processus et le suivi de la réglementation en vigueur dans une optique d’audit et conformité.
Quels sont les éléments clés de succès ?
Pour observer les résultats escomptés, quelques précautions s’imposent avant le lancement d’un Process Mining. Tout commence par une identification des axes nécessitant une amélioration se traduisant par une réduction des coûts, l’ajout de la valeur ou une amélioration de l’expérience client. Puis, mettre en place un périmètre d’étude concernant les processus. Pour les analyses des cycles courts, il est important d’utiliser une approche itérative dans un délai imparti.
N’oubliez pas également de vous rapprocher d’experts IT afin que ces derniers évaluent la qualité des données. Dans le cas contraire, l’étude risque de fournir des résultats erronés. Il est également préconisé de vous mettre en relation avec des experts métiers pour une étude approfondie des processus.
Lorsque vous envisagez la redéfinition d’un processus, mettez en place des actions positives pour accompagner le changement. Weodeo sera à vos côtés, peu importe votre besoin numérique. Vous découvrirez des solutions sur mesure dans le but de renforcer la productivité de votre organisation.
Quels sont les domaines concernés par le Process Mining ?
De nombreux secteurs d’activité sont concernés par l’analyse de processus. Notamment les services financiers du fait de l’augmentation du volume des transactions et le fait que les organisations privilégient le numérique. Par conséquent, les comportements anormaux sont difficilement identifiables à travers des processus manuels. Le Process Mining constitue une véritable opportunité pour découvrir des anomalies dans le processus et cela de façon continue, tout en prenant en considération les obligations de contrôle et les impératifs réglementaires.
Le domaine des télécommunications n’est pas en reste à cause de l’augmentation croissante du nombre d’abonnés. Le risque d’échec est réel avec l’automatisation des activations. C’est à ce moment-là que le Process Mining entre en action en fournissant une aide précieuse aux entreprises spécialisées dans le domaine de la télécommunication. Ces dernières auront la possibilité de découvrir différents problèmes lorsqu’elles doivent traiter un volume conséquent de commandes.
N’oublions pas non plus le domaine de la santé. La multiplication des données et des dossiers des patients est une réalité. C’est également le même constat en matière de préservation de santé et du parcours de chaque patient. Malgré cette augmentation exponentielle, le Process Mining optimise le parcours de soins dès la première consultation jusqu’à la clôture du dossier médical.
Enfin, le secteur de la vente au détail. La complexité des flux du commerce en ligne a engendré des pertes financières importantes pour de nombreuses entreprises dans ce domaine. Pour gérer efficacement le volume croissant des transactions, les détaillants ont recours au Process Mining. Ils font les vérifications nécessaires pour que leur clientèle puisse passer commande avec rapidité et sans le moindre inconvénient.
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