Le Shadow IT est un terme qui désigne l’ensemble des utilisations des technologies matérielles et logicielles qui sont réalisées sans l’accord du département informatique directement par les employés de l’entreprise. Une solution innovante qui permet aux entreprises d’être plus réactives et stimule l’innovation et la créativité. Cependant, elle impose de nombreuses contraintes en termes de sécurité, de par le haut niveau de risque de fuite de données qui est présent. C’est pourquoi il est important de faire appel à un professionnel pour encadrer cette pratique et ainsi contrôler les flux de données tout en sensibilisant les collaborateurs aux bonnes pratiques qui permettent de limiter les fuites d’informations importantes.
Pourquoi le Shadow IT est-il utilisé par les employés ?
Le Shadow IT est né d’une volonté de la part des employés de pouvoir accéder directement à du hardware, des services web spécifiques ou encore des logiciels bien définis. Tout cela sans avoir à passer par de nombreuses étapes à travers le département informatique qui doit valider les technologies et s’importer dans l’entreprise. Un moyen de travailler plus efficace qui ajoute de la réactivité et du dynamisme dans l’entreprise, c’est pourquoi la solution est de plus en plus adoptée par les entreprises.
Cette adoption est également justifiée par une forte demande des employés qui se sentent souvent bridés dans leurs actions. En effet, si l’on en croit l’étude menée par RSA, près de 35% des employés se sentent forcés de devoir contourner les règles s’ils souhaitent faire leur travail efficacement. Par exemple, lorsqu’un employé découvre un logiciel de partage de fichier qui est plus fluide et plus puissant que celui qu’utilise l’entreprise, il va être tenté de l’installer et d’en parler à ses collègues afin qu’ils puissent travailler de manière plus efficace. Tout cela sans en référer au département informatique afin de gagner du temps et d’éviter un refus de leur part.
De nos jours, avec l’explosion des solutions de cloud computing, il est désormais possible en quelques clics de profiter des fonctionnalités de Google Docs, Slack, teams de Microsoft ou encore Dropbox. Des outils mondialement reconnus qui peuvent ne pas être implantés dans toutes les entreprises. De par la facilité d’installation de tels outils, il est devenu superflu aux yeux des employés de référer d’une telle installation au département informatique. Avec le télétravail, de nombreux salariés utilisent leur ordinateur personnel pour travailler. Autant de facteurs qui permettent des ouvertures aux hackeurs et aux personnes malveillantes qui souhaitent avoir accès à certaines données d’une entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de bien encadrer et sécuriser le réseau pour éviter toute fuite d’information.
Un développement du Shadow IT qui génère de nombreux risques
Le principal défaut de cette solution réside dans les risques de sécurité informatique dans l’entreprise. En effet, tandis que les logiciels qui sont approuvés par le département informatique sont de confiance, les hardwares et softwares non approuvés sont des cibles de choix pour les cyber attaques. Les applications de partages comme Google Docs ou encore Dropbox (Solutions cloud)peuvent créer des fuites de données. Il est également possible que certaines fonctionnalités enfreignent le RGPD comme le stockage local sur l’ordinateur personnel d’un employé par exemple.
En outre, de telles applications peuvent également être handicapantes pour les entreprises et les employés. En effet, ces outils plus récents et plus puissants peuvent vite surcharger la bande passante et créer des conflits de protocoles entre les applications du réseau. Pour éviter tout cela, il est important de bien encadrer le développement du Shadow IT au sein de son entreprise. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un professionnel compétent qui connaît parfaitement son métier et qui est en mesure de fixer les règles d’utilisation, de sensibiliser vos équipes, et de les former aux bonnes pratiques afin de permettre une utilisation saine en limitant les risques de circulation des données en dehors du réseau informatique.
Quels sont les avantages qu’apporte le Shadow IT ?
Bien que le Shadow IT apporte de nombreux dangers de sécurité, les retombées bénéfiques en valent largement la chandelle aux yeux des entreprises. En offrant la possibilité aux salariés, d’utiliser les logiciels et les applications qu’il souhaite sans avoir la lourdeur d’une attente d’approbation de la part du département informatique permet de gagner un temps précieux. De plus, les salariés se sentent mieux considérés et peuvent développer de nouvelles compétences en déployant le potentiel de leur créativité et en innovant grâce à de tout nouveaux outils. Des actions qui ont souvent des retombées très positives et qui engendrent une importante hausse de productivité au sein de l’entreprise. D’un autre côté, le département informatique n’est pas sollicité plusieurs fois par jour pour savoir si tel ou tel logiciel peut être approuvé. Une diminution de la pression qui permet aux équipes du département de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes et donc de mieux mener à bien les différentes missions qui leur sont incombé.
Pour pouvoir tirer pleinement profit du Shadow IT, il est donc essentiel de savoir différencier le bon du mauvais pour votre entreprise. Vous permettez ainsi à votre activité d’atteindre un juste milieu qui permettra de favoriser la productivité dans votre entreprise tout en permettant à votre département informatique de garder le contrôle du réseau. Dans le cas où vous ne disposez pas d’une structure suffisamment importante pour vous offrir un département informatique, cette tâche est souvent sous-traitée et confiée à des professionnels qui interviennent à tout moment sur votre réseau. C’est pourquoi il est essentiel de faire appel à des spécialistes qui maîtrisent les différents aspects du Shadow IT afin de pouvoir mettre en place une solution stable qui ne mette pas en péril les informations sensibles d’une entreprise.
Il sera également possible de former les équipes et les collaborateurs qui utilisent le réseau grâce à des formations ou à des campagnes de sensibilisation. En effet, impossible d’endiguer complètement le Shadow IT, il faut apprendre à la maîtriser pour minimiser les risques tout en permettant à l’ensemble des collaborateurs de ne pas être frustrés par des blocages qui les empêchera de travailler correctement.
Pourquoi choisir un partenaire externalisé de confiance ?
Afin de maîtriser convenablement le Shadow IT, il est essentiel de s’entourer d’experts du sujet. Seuls eux seront en mesure de vous aiguiller et de vous donner les bonnes pratiques afin de minimiser les risques pour votre entreprise tout en lui permettant de profiter d’une hausse de productivité notable. Comme cette solution est à double tranchant, il est indispensable de la maîtriser au risque de se voir confronter à des problèmes de taille comme une cyber attaque ou encore un non-respect des normes relatives au RGPD. Pour toutes ces raisons, vous devez faire appel à un partenaire qui soit réactif et qui connaisse bien les différents aspects du Shadow IT. Leurs équipes pourront ainsi mettre en place certaines règles d’utilisation avec les différentes applications afin de permettre d’intégrer de nouveaux outils et de vous appuyer sur leur puissance sans pour autant mettre en péril la sécurité de votre réseau qui doit rester primordiale. Des mesures préventives qui peuvent éviter de gros dommages causés à l’entreprise tout en permettant à son personnel de se former et de s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils qui existent pour mieux travailler.
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