L’avènement du covid 19 a entrainé de grands changements dans le fonctionnement des entreprises et a mis en évidence un certain nombre de besoins. Il est donc devenu nécessaire d’adopter de nouveaux outils professionnels, favorisant entre autres le télétravail. C’est précisément ce que propose Microsoft SharePoint, une plateforme de gestion de contenu basée sur le Cloud.
Microsoft SharePoint : Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’une solution de gestion développée par Microsoft, qui permet de gérer l’ensemble des contenus d’une entreprise (documents généraux, bons de commandes etc.). Certaines organisations utilisent Microsoft SharePoint pour créer des sites web. Vous pouvez l’utiliser pour stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée à partir de là n’importe quel appareil. Vous avez simplement besoin d’un navigateur web et d’une connexion internet évidemment.
Ceci permet de tenir les employés au courant de l’actualité interne, de créer des processus pour automatiser les tâches les plus répétitives, ou encore de développer des applications personnalisées pour rendre les équipes plus productives.
Les licences Microsoft SharePoint
Il existe diverses licences de Microsoft SharePoint, selon l’utilisation que vous comptez en faire. On retrouve donc deux solutions sur site (on-premise), et une version en ligne :
· La licence standard : Elle permet d’accéder aux fonctionnalités principales telles que la gestion de contenus, la fonction recherche, la création de site web…
· La licence Entreprise : Elle permet d’accéder à toutes les fonctionnalités, notamment aux outils Access Services et InfoPath Services, à l’intégration d’applications, et à des outils de Business Intelligence tels que Power View, PerformancePoint Services, Excel Services et Visio Services.
· La licence Cloud, SharePoint Online : Elle peut être acquise indépendamment ou avec d’autres licences Office 365 et est hébergée sur le Cloud Azure de Microsoft.
Les avantages de l’utilisation de Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint présente des avantages certains pour les entreprises. On retrouve donc :
· La Productivité : SharePoint est très utile si les collaborateurs sont souvent en déplacement. Cet outil est aussi pertinent si les employés ont besoin d’utiliser différents appareils et d’accéder à du contenu, ou si des documents doivent régulièrement être partagés avec les clients. Vous accédez à vos contenus à distance depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
· La Flexibilité : Plusieurs fonctionnalités intégrées, telles que la possibilité de collaborer sur du contenu en temps réel. De même, le fait de pouvoir étiqueter le contenu facilite la recherche par la suite. L’intégration avec l’environnement Office 365, constitue également un réel atout.
· La Sécurité : De nombreuses fonctionnalités natives permettent de protéger vos données. On retrouve notamment la possibilité de limiter l’accès au contenu pour les tiers, ou de mettre en place un système de permissions pour contrôler l’accès en interne. L’accès au contenu peut même être limité en fonction de la position géographique de l’utilisateur.
· La Collaboration entre les équipes : Couplée avec l’écosystème Office 365, elle offre un lieu de travail virtuel permettant aux équipes de se réunir, de compléter des tâches ou de collaborer. Les documents sont stockés de façon centralisée, et il est possible de collaborer en temps réel à distance.
· L’Automatisation des processus : La fonctionnalité Workflows permet de configurer des successions d’événements se déclenchant dès qu’un document est manipulé. Il est par exemple permis d’automatiser la collecte de signature et le tracking de statuts sur les documents, ou de recevoir des notifications en cas de changement.
Microsoft SharePoint vous permet de gagner en productivité. La centralisation des informations, la gestion des flux permettent de gagner en efficacité. Cependant, il est important de bien choisir la version/ la licence SharePoint qui vous correspond.
Faites-vous accompagner par un expert en informatique tel que Weodeo. Partenaire certifié Microsoft depuis des années, nous vous accompagnons de la réflexion à la mise en place de la version SharePoint la plus adaptée à vos besoins. Nous mettons aussi à votre disposition d’autres offres et services Microsoft 365, mais pas que…
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