Au départ, la visioconférence était vue comme un système de communication onéreux. Sa prise en main n’était pas évidente et donc son recours n’était que ponctuel. Aujourd’hui, c’est une solution incontournable pour une entreprise souhaitant améliorer sa productivité en offrant une véritable flexibilité à ses collaborateurs.
Définition de la visioconférence
Si l’on doit donner une définition de la visioconférence, il s’agit d’établir une conversation entre au moins 2 interlocuteurs, sur le même principe qu’une conversation téléphonique. Cependant, la mise en relation est en vidéo. Ainsi, il devient extrêmement facile de mettre en place une salle de réunion avec des collaborateurs qui ne sont pas forcément sur le site de l’entreprise, mais à leur domicile. Nul besoin d’avoir un ordinateur portable, car la participation s’effectue depuis une tablette ou un smartphone.
Comment fonctionne la visioconférence ?
Les équipements constituent la partie visible d’une visioconférence et ils sont également appelés les codecs. En ayant le matériel à votre disposition, c’est-à-dire un micro et une caméra, vous participez à une conférence point à point. Pour mettre en place une vidéoconférence multipoint, vous disposez d’une infrastructure différente s’appuyant sur les réseaux pour autoriser la communication. C’est un support absolument indispensable pour transmettre une information sur plusieurs terminaux. Ensuite, les terminaux vont communiquer entre eux.
Sans oublier les services, car sans eux, il est impossible de faire communiquer les infrastructures et l’équipement. Vous trouverez notamment des outils collaboratifs comme Microsoft 365 et son célèbre logiciel Microsoft Teams. En tout lieu, vous favorisez le travail dynamique se traduisant par une flexibilité du travail en mettant en place des réunions hybrides.
Vous n’aurez aucune difficulté à contrôler les réunions en vous appuyant sur la visioconférence. En prime, vous effectuez des présentations qualitatives, vous collaborez visuellement et vous organisez des événements virtuels.
Quels sont les avantages de la visioconférence ?
La visioconférence offre de multiples avantages en comparaison avec les réunions traditionnelles. Voilà pourquoi, de nombreuses organisations n’hésitent pas à l’utiliser. Tout d’abord, vous apprécierez les nouvelles perspectives de communication en évitant la contrainte des distances. Avec vos clients, partenaires et collaborateurs, vous échangez en toute efficacité, ce qui vous offre de nombreuses perspectives de développement.
Mais la visioconférence est absolument incontournable pour gagner du temps. Que ce soit pour vous-même ou pour les autres participants, vous ne perdez plus votre temps dans les déplacements. Pas seulement en interne, mais surtout en externe en préparant comme il se doit votre déplacement, le voyage, l’hôtel et la restauration.
Dans la même lignée, vous trouvez un comportement écologique, car étant donné que vous n’avez plus besoin de vous déplacer, vous utilisez une solution de communication beaucoup moins polluante. Sans surprise, la productivité est au rendez-vous, car vous pouvez dialoguer avec les participants à n’importe quel instant. Grâce à ce lien, vous établissez plus facilement un climat de confiance et les conditions de travail s’améliorent grandement.
De nombreux voyageurs d’affaires estiment que les déplacements sont souvent stressants et fatiguants. Des conditions bien évidemment stressantes dans le domaine professionnel, mais également avec des répercussions sur le plan personnel. Pour dynamiser les équipes, tout en réduisant la fatigue, vous avez tout intérêt à instaurer la visioconférence. Avec ce procédé, vous améliorez les conditions de travail et vous favorisez l’épanouissement personnel de chaque personne.
Comment la visioconférence rend les réunions plus dynamiques ?
La visioconférence ne se limite pas à une simple conversation téléphonique en utilisant l’image. Au contraire, les interactions sont multiples avec la possibilité de partager du contenu instantanément. C’est-à-dire des documents, mais également des fichiers vidéo ou des fichiers audio.
De nos jours, les interfaces des outils collaboratifs sont intuitives et après une courte formation, il vous sera possible d’utiliser leur plein potentiel. D’ailleurs, vous pourriez parfaitement utiliser de nombreux appareils pour vous connecter au cours d’une réunion. Même en déplacement, du moment que vous disposez d’une connexion Internet, vous participez à ce genre d’événements.
Une véritable efficacité professionnelle
Avec une réunion traditionnelle, l’instantanéité n’est pas possible. C’est une opposition avec la visioconférence, une solution souple permettant de répondre aux attentes des collaborateurs avec un agenda surchargé. De plus, la visioconférence reste très simple d’utilisation et tout a été pensé pour encourager les prises de décisions rapides ainsi que les interactions professionnelles.
Ainsi, l’un de vos commerciaux aura la possibilité d’avoir un rendez-vous plus rapidement en employant la visioconférence. Une solution bien plus intéressante qu’un appel téléphonique, car le langage non verbal de la cible permet au commercial d’adapter plus facilement son discours.
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