La Digital Workplace intègre toutes les technologies employées au quotidien par les équipes d’une organisation. De ce fait, de nombreux logiciels et applications sont concernés. La particularité de la Digital Workplace repose sur l’emploi d’une méthode précise dans le but de lier les ressources. Ainsi, chaque utilisateur a la possibilité d’accéder à toutes les informations, peu importe l’endroit dans lequel il se trouve. Malheureusement, les entreprises sont encore trop nombreuses à mal appréhender le contrôle de la Digital Workplace. Résultat, une certaine confusion règne auprès des employés.
Quelle est la définition de la Digital Workplace ?
La Digital Workplace peut se traduire littéralement en français par « lieux de travail numérique ». En d’autres termes, c’est un environnement de travail incorporant l’intégralité des ressources nécessaires aux collaborateurs. La technologie reste accessible à tous les utilisateurs, et cela, depuis n’importe quel appareil connecté. Idéal pour favoriser le télétravail et la collaboration au cours d’un déplacement. Résultat, le salarié accède à tous ces outils et à toutes les données, comme s’il était au bureau.
Concrètement, les collaborateurs n’ont aucune difficulté à contacter leurs collègues, à accéder à leurs documents personnels et à des applications spécifiques depuis un seul endroit. D’ailleurs, la Digital Workplace incorpore de nombreux outils comme le chat, les espaces de stockage du cloud, la gestion de projet, d’un agenda collaboratif, la visioconférence, les outils de sondage, la gestion électronique des documents et les procédures de validation.
Quelles sont les caractéristiques d’une Digital Workplace ?
Un espace de travail numérique est indissociable de l’accessibilité des outils. Ainsi, les salariés peuvent continuer à travailler dans les meilleures conditions, tout en accédant aux bonnes informations. Cela se traduit par une gestion efficace des accès en fonction de la responsabilité des collaborateurs.
Lorsque les employés sont amenés à travailler depuis leur domicile ou lorsqu’ils sont en déplacement, cette situation ne doit pas être un frein à la productivité. Pourtant, il devient de plus en plus courant de collaborer à distance. L’espace de travail numérique reste disponible à n’importe quel instant, tout en embarquant une sécurité renforcée. Mettre à la disposition les bons outils est une nécessité, mais il est primordial de les utiliser de la bonne manière. De ce fait, l’organisation fera le nécessaire pour proposer un accompagnement à ses collaborateurs. Sans oublier la présence d’un support réactif apportant un éclairage rapide pour gagner en efficacité et en compréhension.
Les invités accéderont à une partie des informations, selon votre convenance. Vous définissez uniquement les documents et les outils accessibles, sans que cette manœuvre engendre le moindre problème de sécurité pour l’entreprise.
Pour quelles raisons adopter la Digital Workplace ?
Dans la transformation digitale des entreprises, la Digital Workplace occupe une place prépondérante. En effet, elle offre une multitude d’avantages en axant le travail sur un renforcement de la collaboration entre les équipes. De plus, les utilisateurs apprécieront la meilleure expérience, personnalisée selon le besoin. La flexibilité est une autre qualité essentielle aboutissant à une réduction substantielle des frais de gestion de l’infrastructure.
En adoptant la Digital Workplace, les collaborateurs apprécieront la structure de leur environnement numérique à travers une interface efficace et fluide. D’autant plus que le lien social reste maintenu, car le salarié a systématiquement le sentiment d’appartenir à une organisation axée sur le partage. Résultat, toutes les équipes sont sur la même longueur d’onde avec une organisation minutieuse, en temps réel.
Au quotidien, les collaborateurs sont amenés à employer une multitude d’applications. Avec la Digital Workplace, elles sont automatiquement accessibles en incorporant en plus des alertes, des informations ou des indicateurs selon le besoin initial. Incontestablement, la
Digital Workplace est un précieux allié pour les organisations, capables de développer leur agilité, tout en s’adaptant aux changements numériques du marché. Il est donc primordial d’adopter cette solution qui trouvera naturellement sa place dans le quotidien des collaborateurs.
2 exemples concrets d’une Digital Workplace
Vous connaissez probablement la suite Office 365. Elle incorpore des outils incontournables en entreprise, comme le célèbre tableur Excel ou le traitement de texte Word. Voilà pourquoi, Microsoft a décidé de créer sa propre Digital Workplace à travers la plateforme Teams. Celle-ci est directement intégrée dans la suite Microsoft 365 dans le but d’établir une messagerie collaborative.
Une spécificité permettant de structurer l’intégralité des canaux de messagerie instantanée en fonction du projet, des équipes ou de l’activité. Mais Microsoft va plus loin en incorporant son logiciel Skype. Des onglets spécifiques ont également été développés pour que les documents puissent être coédités par les utilisateurs ayant les droits suffisants. D’ailleurs, si vous êtes à la recherche d’un intranet mobile, n’hésitez pas à porter votre dévolu sur un autre outil Microsoft 365 : SharePoint. Une solution favorisant le travail d’équipe que ce soit au sein de l’organisation ou à l’extérieur.
Le constat est également identique du côté de Google, bien que son choix soit relativement différent. La Digital Workplace porte le nom de G Suite avec comme pièce angulaire la messagerie Gmail. C’est depuis cet espace que l’utilisateur aura accès à l’information en s’appuyant sur une logique de flux. Ensuite, l’utilisateur utilise d’autres briques essentielles pour gérer les réunions, le calendrier, les tâches, les commentaires et bien évidemment la messagerie d’équipe.
Quels sont les critères essentiels pour choisir sa Digital Workplace ?
Si vous souhaitez obtenir un environnement de travail ergonomique et cohérent, vous avez tout intérêt à choisir une Digital Workplace en vous basant sur des critères correspondants à votre besoin, tout en incorporant des fonctionnalités supplémentaires.
En premier lieu, attardez-vous sur la personnalisation. Misez sur une apparence conviviale avec la possibilité de personnaliser l’apparence de votre Digital Workplace. C’est une manière de faciliter son utilisation en encourageant les employés à l’utiliser. Par exemple, en retenant uniquement les informations les plus pertinentes, impliquant un engagement plus important.
Le deuxième élément porte sur les fonctionnalités à intégrer. Pour guider les nouveaux utilisateurs, les administrateurs configurent des pages spécifiques détaillant les processus, les politiques et les informations clés. Viennent ensuite les fonctionnalités sociales, car vos collaborateurs utilisent peut-être les réseaux sociaux durant leur journée. Ainsi, c’est une fonctionnalité d’une très grande utilité pour n’importe quelle personne à la recherche d’une interaction sociale. La Digital Workplace propose un engagement similaire avec la possibilité de partager des éléments et de les commenter, sans oublier la possibilité de se connecter avec d’autres collaborateurs.
Ensuite, soyez particulièrement vigilant par rapport à la communication mobile. Une nécessité pour les travailleurs à distance, c’est-à-dire les personnes en télétravail ou encore les commerciaux sur le terrain. Pour que l’utilisateur soit aisément connecté, la Digital Workplace doit pouvoir être compatible avec les applications mobiles. Les analyses exploitables représentent un autre facteur pour définir et mesurer l’engagement. C’est une sorte d’analyse statistique permettant de déterminer les collaborateurs les plus engagés.
Bien évidemment, la sécurité sera au cœur de vos préoccupations. Les documents et les communications sont hébergés sur le cloud. Vous n’avez certainement pas envie que des données sensibles puissent être accessibles à n’importe quelle personne. Donc, choisissez toujours une Digital Workplace bénéficiant de la certification ISO 27001. Une véritable référence en matière de sécurité Internet.
Comment Weodeo vous aide pour la transition vers une Digital Workplace.
Actuellement, vous envisagez peut-être de faire évoluer votre intranet. Pour autant, vous n’avez pas envie de connaître la moindre perturbation. Pour donner vie à votre projet, vous avez tout intérêt à vous rapprocher de Weodeo. Un prestataire informatique, reconnu pour la qualité de ses services. Dès le départ, une première analyse sera effectuée pour mieux comprendre vos besoins et celui des utilisateurs.
Ensuite, vous recevrez des recommandations par rapport au choix de l’hébergement et de l’infrastructure. Différentes options vous seront présentées avec bien évidemment les avantages et les inconvénients de chacune. Avec Weodeo, vous profiterez d’une Digital Workplace accessible à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil. Une condition à respecter impérativement pour favoriser l’expérience de l’utilisateur.
