Client : Une Association
- Amélioration du bien-être au travail en lien avec de nouveaux outils et de nouveaux ordinateurs portables…adaptés
- Renforcement du travail collaboratif et renforcement de la transversalité
- Amélioration de l’efficacité et de la productivité par l’intégration de technologies nouvelles
- Renforcement de la sécurité et diminution de 20% des spams
Contexte client
Depuis 1985, l’association est engagée sur le terrain de la formation professionnelle et de l’insertion par la contribution à l’activité économique de chacun.
Dans notre société industrialisée, force est de constater qu’aujourd’hui des personnes sont exclues du jeu social et démocratique, ou risquent de l’être. Dans ce cadre, le rôle et le statut social de chacun, n’est pas déterminé exclusivement par son emploi salarié, mais est aussi d’intégrer l’ensemble des dimensions sociales de l’être.
L’association fonde une grande partie de ses actions sur la fonction intégrative du travail, dans l’optique d’un développement personnel qui permette à ce public d’être acteur de la Cité, la société au sens des finalités de l’association. Les actions mises en place sur le territoire de l’Ile de France, permettent aux personnes de construire ou reconstruire un parcours social et professionnel.
Problématique
Le Directeur actuel qui est au passage dans le milieu associatif depuis plus de 20 ans, est en activité à ce poste depuis trois ans. Au vu de la situation, il a décidé de faire réaliser un audit à 3 dimensions :
- Première dimension : Un audit comprenant l’audit matériel et l’audit de sécurité
- Seconde dimension : Un audit permettant de mesurer l’indice de collaboration dans la fonction, entre les fonctions, entre les sites
- Troisième dimension : Un audit mesurant le niveau de sensibilité à la « cybersécurité »
A l’issue de cet audit, première action et non des moindres, la restitution. Elle s’est faire au niveau de la Direction puis ensuite au Comité des Directeurs. En situation et pendant la restitution, il a été produit un plan d’actions facilement opérationnel. Ce dernier s’appuyant sur les forces numériques de l’association mais aussi sur les points d’amélioration… et il y en avait un certain nombre. Eléments saillants des constats :
- Vétusté des matériels (ordinateurs portables et ordinateurs fixes) Absence de réels serveurs … au mieux, un site pouvait avoir un serveur Nas Synology
- Aucun partage entre les collaborateurs, les fonctions, les sites. Le manque de partage et de retour d’expérience, au-delà des freins importants pour les collaborateurs et l’association, frustraient et démotivaient les équipes.
- Dans un contexte de forte augmentation des cyberattaques, des réflexes et des comportements vis-à-vis de la sécurité informatique inexistants.
- Sous l’angle managérial des difficultés à piloter les équipes et les projets.
Solutions digitales Weodeo
L’approche de Weodeo n’étant pas qu’une approche centrée sur les outils, il est apparu évident pour le comité des directeurs qu’il fallait déjà réfléchir au sens premier de la mission de l’association et des objectifs qu’elle souhaitait se fixer à échéance des 7 prochaines années. Le dirigeant de Weodeo ayant 15 ans de consulting à haut niveau nous a permis de les accompagner sur cette phase du processus.
La phase d’accompagnement à permis de déboucher sur un plan triennal d’investissement avec un retroplanning pour avancer au bon rythme, c’est-à-dire au rythme fixé par le comité des directeurs.
- MSP : Licences mensuelles Microsoft Office 365 avec le tarif association (Nous sommes référencés et partenaire Microsoft). Il existe différents niveaux d’options dans les offres Microsoft.. A ce stade l’association a choisi en plus des outils bureautiques, les options SharePoint, planner (pour la gestion simple de projets) et Teams
- Mise en place d’un Intranet sur SharePoint … crée par Weodeo
- Appropriation des outils mêlant ateliers de découverte et cas concrets pour que chaque participant s’approprie plus facilement les nouvelles façons de travailler. Des sessions mensuelles ont été réalisées par nos soins et budgétées dans le crédit formation (Weodeo à un numéro de formateur)
- La sécurité informatique : Nous avons mis en place un abonnement mensuel qui permet aux collaborateurs d’être sensibilisé à la cybersécurité. Ce programme s’effectue par tranche de 10 à 20 minutes par semaine en e-learning
Eléments retenus dans le plan triennal : Développer la mobilité et le collaboratif :
- Le client a décidé de renouveler les ordinateurs portables … plutôt axés bureautique… Le planning d’achat auprès de Weodeo à donc été quantifié sur 3 ans.
- Plutôt que d’acheter un ou des serveurs physiques/virtuels, l’association à retenu la préconisation Cloud. Certifié Microsoft Partner, Weodeo à paramétré et sécurisé un espace Cloud… intégrant les logiciels virtualisés en mode SaaS et un espace de stockage pour les données (pour simplifier) … relié d’une part à Microsoft Azure AD pour la gestion des permissions et des droits utilisateurs et d’autre part aux produits Fortinet pour renforcer la sécurité .. mais sans aller encore à ce stade sur la logique zéro trust.
